Verklaring bescherming persoonsgegevens leerlingen

Koninklijke Visio neemt de beveiliging en bescherming van persoonsgegevens van haar leerlingen serieus. Wij gaan vertrouwelijk en zorgvuldig met deze persoonsgegevens om en houden ons hiermee uiteraard aan de privacywetgeving. Deze verklaring bescherming persoonsgegevens is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van leerlingen door Koninklijke Visio. Koninklijke Visio is gevestigd in Huizen en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 08168183. 
 

1.    Wat zijn persoonsgegevens?

Een persoonsgegeven is alle informatie die over een persoon gaat, zoals naam, adres of een foto. Ook informatie die te herleiden is naar een persoon, is een persoonsgegeven. Je kunt bijvoorbeeld met postcode én huisnummer al achterhalen waar iemand woont. 
Er zijn ook gevoelige of bijzondere persoonsgegevens, zoals de privacywet deze noemt. Deze krijgen extra bescherming. Informatie over gezondheid, ras, seksuele voorkeur en godsdienst zijn voorbeelden van gevoelige persoonsgegevens. 
 

2.    Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verzamelen en registreren gegevens van leerlingen voor de inschrijving op één van onze locaties of voor de aanmelding van Ambulant Onderwijs Begeleiding (AOB). Ook leggen wij gegevens vast van ouder(s) of verzorger(s). Wij vinden het belangrijk dat gegevens goed worden beschermd en dat niemand zomaar bij deze gegevens kan. In de privacywetgeving staan regels over hoe wij met de gegevens moeten omgaan. Uiteraard houden wij ons aan de geldende privacywetgeving.
 

3.    Waarvoor gebruiken wij de persoonsgegevens?

Wij verwerken verschillende persoonsgegevens van de leerling. Deze gegevens hebben wij nodig voor:

• Het voeren van een leerlingenadministratie.
• Het geven en organiseren van onderwijs.
• Het vastleggen van afspraken over onderwijs en begeleiding aan individuele leerlingen.
• Het begeleiden van leerlingen en ondersteunen in ontwikkeling. Bijvoorbeeld door studievorderingen te bespreken en problemen te signaleren in overlegvergaderingen en begeleidingsafspraken te maken.
• Het analyseren van het leerlingdossier en het bespreken ervan met de interne commissie leerlingenzorg (per school of AOB-afdeling), bestaande uit een schoolleider, gedragswetenschapper, arts en maatschappelijk deskundige. 
• Het registeren van verzuim en verlof van leerlingen.
• De besluitvorming over de toelating tot onderwijs of ambulante onderwijskundige begeleiding bij cluster 1 door de regionale Commissie voor Onderzoek van Visio, bestaande uit een schoolleider, gedragswetenschapper, arts en maatschappelijk deskundige.
• Het berekenen, vastleggen en innen van bijdragen of vergoedingen voor buitenschoolse activiteiten.
• Het verstrekken en ter beschikking stellen van budgetten (kassiersfunctie) en leermiddelen.
• Het koppelen van leerlingen aan stageplaatsen of praktijkleerplekken.
• Het organiseren van de overdracht van leerlingen aan het einde van de onderwijsovereenkomst.
• Het afhandelen van vragen, klachten en geschillen van leerlingen en ouder(s).
• Het uitsturen van nieuwsbrieven, schoolgidsen en andere berichten naar ouder(s) en leerlingen.
• Het uitvoeren van de accountantscontrole, kwaliteitsaudits en klanttevredenheidsonderzoeken.
• Het beveiligen van gebouwen, leerlingen, leraren en bezoekers door middel van cameratoezicht (zie ook punt 4).
• Overige doeleinden, omdat een wet ons daartoe verplicht of omdat de leerling of ouder(s) daarvoor toestemming hebben gegeven (bijvoorbeeld het uitvoeren van medische zorg).

4.    Wanneer mogen wij gegevens verwerken?

Wij verwerken de gegevens alleen als dit mag op basis van de privacywet. Wij verwerken de persoonsgegevens in de volgende gevallen:

• Er is toestemming gegeven om de gegevens van de leerling te verwerken door bijvoorbeeld een toestemmingsformulier te ondertekenen. Schriftelijke toestemming vragen wij als wij foto’s willen gebruiken of voor het opvragen van informatie over de leerling bij andere instanties. Als de leerling ouder is dan 16 jaar, dan vragen wij aan de leerling zelf toestemming. Wanneer de leerling jonger dan 16 jaar is, dan vragen wij aan de ouder(s) om toestemming. Als de leerling een wettelijk vertegenwoordiger heeft, dan wordt aan de wettelijk vertegenwoordiger om toestemming gevraagd. 
• Om de onderwijsovereenkomst uit te voeren.
• Als een wet ons daartoe verplicht.
• Om de gerechtvaardigde belangen van Koninklijke Visio of van derden te behartigen. Om deze reden maken wij soms gebruik van cameratoezicht om onze gebouwen en onze eigendommen te beschermen. Wij geven duidelijk aan waar wij gebruikmaken van deze camera’s. 

5.    Toestemming intrekken?

Als leerling van 16 jaar of ouder en als ouder(s) van de leerling jonger dan 16 jaar is het mogelijk de toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens in te trekken. Stuur hiervoor een e-mail naar de schoolleider. Als het intrekken van toestemming niet strijdig is met de inschrijving of aanmelding van de leerling en de primaire onderwijsverlening/begeleiding niet in de weg staat, dan staken wij de verwerking direct. Het intrekken van de toestemming kan niet met terugwerkende kracht. Dat betekent dat de verwerkingen, waarvoor al eerder toestemming is gegeven, niet veranderd kunnen worden. Als er bijvoorbeeld toestemming is gegeven om foto’s in een nieuwsbrief te plaatsen, kunnen we deze foto’s niet meer uit de nieuwsbrief wissen. Wel zorgen wij ervoor dat als de toestemming wordt ingetrokken, de foto’s niet meer voor nieuwe nieuwsbrieven worden gebruikt. 
 

6.    Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen soms persoonsgegevens met andere personen of organisaties. Bijvoorbeeld omdat dit volgt uit een wet of omdat hiervoor toestemming is gegeven. Wij delen alleen gegevens wanneer dit nodig is voor de onderwijsverlening/begeleiding. We delen gegevens met de volgende partijen: 

• Leraren, onderwijsbegeleiders, coördinatoren en ICT-beheerders.
• Cito.
• DUO.
• GGD.
• Gedragswetenschappers van Visio en behandelaren.
• Andere afdelingen van Koninklijke Visio of externe scholen, bij ambulante begeleiding en bij beoordeling van de toelating of continuering van plaatsing of begeleiding.

Wij delen de persoonsgegevens niet met organisaties in landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Met onze leveranciers hebben wij afspraken gemaakt over hoe zij de persoonsgegevens die zij van ons krijgen, moeten beschermen. Deze afspraken hebben wij in een verwerkersovereenkomst vastgelegd. 
 

7.    Hoe lang bewaren wij de gegevens?

Wij bewaren de persoonsgegevens zo lang als nodig is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verkregen. In sommige gevallen verplicht een wet ons om de persoonsgegevens een bepaalde tijd te bewaren. 
 

8.    Hoe beveiligen wij de persoonsgegevens?

Wij hebben maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of diefstal. Ook zorgen wij ervoor dat de gegevens alleen worden ingezien en gebruikt door medewerkers die wij hiervoor specifiek toegang hebben gegeven. Bijvoorbeeld alleen de leraren, met wie de leerling direct contact heeft, en de commissie leerlingenzorg en de commissie van onderzoek, krijgen toegang tot het dossier. Al onze medewerkers zijn verplicht tot geheimhouding. 
 

9.    Welke rechten hebben de ouder(s) en leerlingen?

De privacywetgeving geeft de ouder(s) en leerlingen van 16 jaar of ouder een aantal rechten. Deze rechten hebben wij hier opgeschreven. Koninklijke Visio blijft wel verplicht om ouder(s) te informeren over de studievoortgang van de leerling tot deze 18 jaar oud is. 
 

Recht op inzage in het leerlingdossier

De ouder(s) en of de leerling van 16 jaar of ouder hebben beide het recht om  persoonsgegevens die wij van de leerling en of de ouder(s) verwerken, in te zien of hiervan een afschrift te vragen. 
 

Recht om gegevens te wijzigen of te laten wissen

De ouder(s) en of de leerling van 16 jaar of ouder hebben beide het recht om de persoonsgegevens, die wij van de leerling en of de ouder(s) verwerken, te wijzigen of aan te vullen als deze niet juist zijn. Ook mogen de ouder(s) en of de leerling van 16 jaar of ouder aan ons vragen deze gegevens te verwijderen. Wij verwijderen de gegevens als aan een aantal wettelijke voorwaarden is voldaan. Soms mogen wij de gegevens niet verwijderen, omdat een wet ons verplicht om de gegevens te bewaren. 
 

Recht op beperking

De ouder(s) en of de leerling van 16 jaar of ouder mogen vragen om de gegevens te laten beperken. Dit betekent dat aan ons wordt gevraagd om de gegevens tijdelijk niet te gebruiken. Wij schermen dan tijdelijk het leerlingdossier af, als aan een aantal wettelijke voorwaarden is voldaan.
 

Recht van bezwaar

De ouder(s) en of de leerling van 16 jaar of ouder mogen bezwaar maken als zij het er niet mee eens zijn dat wij bepaalde persoonsgegevens van de leerling of de ouder(s)  verwerken. 
 

Recht om gegevens over te dragen naar een andere organisatie

De ouder(s) en of de leerling van 16 jaar of ouder mogen de persoonsgegevens van de leerling overdragen naar een andere organisatie. Dit geldt alleen voor de persoonsgegevens die wij digitaal verwerken. 
 

10.    Handelwijze om gebruik te maken van de privacyrechten

Om gebruik te maken van de privacyrechten, kan contact worden opgenomen met de schoolleider of een mail worden gestuurd. Wij beantwoorden de vraag zo snel mogelijk en in ieder geval binnen een maand. Als het ons meer tijd kost, dan zullen wij dit ook binnen die maand aangeven. 
 

11.    Waarom controleren wij de identiteit?

Als de ouder(s) en of de leerling van 16 jaar of ouder ons een vraag stelt, kunnen wij vragen om een bewijs van identiteit. Dit doen wij om te voorkomen dat wij persoonsgegevens aan een verkeerde persoon of organisatie versturen of verkeerde wijzigingen aanbrengen in de persoonsgegevens. 
 

12.    Wat is een functionaris voor gegevensbescherming?

Wij hebben een functionaris voor gegevensbescherming (FG) aangesteld. De FG is onafhankelijk en houdt toezicht op het naleven van de privacywetgeving en adviseert Koninklijke Visio over de privacywetgeving. De FG is de contactpersoon voor alle vragen die over privacy gaan. 
 

13.    Waar is het mogelijk vragen te stellen of klachten in te dienen?

Neem bij vragen of klachten over de wijze waarop Koninklijke Visio omgaat met persoonsgegevens contact op met onze functionaris voor gegevensbescherming via 088 5855 77 7 of privacy@visio.org. De functionaris voor gegevensbescherming controleert of Koninklijke Visio zich aan de privacywetgeving houdt en geeft advies over het handelen van Koninklijke Visio met betrekking tot de privacywetgeving. Komen wij er samen niet uit, dan is het mogelijk een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
 

14.    Hoe gaan wij om met deze privacyverklaring?

Koninklijke Visio behoudt zich het recht voor deze verklaring aan te passen met instemming van de centrale medezeggenschapsorganen, in het bijzonder de GMR (gemeenschappelijke medezeggenschapsraad). Wij adviseren om de actuele tekst van deze verklaring regelmatig te raadplegen op onze website.