Verklaring bescherming persoonsgegevens vrijwilligers

Koninklijke Visio verwerkt persoonsgegevens in de rol van verwerkingsverantwoordelijke zoals vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze verklaring is bedoeld voor alle vrijwilligers. Koninklijke Visio is gevestigd in Huizen en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 08168183.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Persoonsgegevens betreft alle informatie over een identificeerbare natuurlijke persoon. Visio verwerkt de volgende persoonsgegevens van jou als vrijwilliger:

• Basisinformatie zoals voornaam, achternaam, titel, geslacht, geboortedatum, nationaliteit, burgerlijke staat.
• Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).
• Contactgegevens: adres, (mobiel) telefoonnummer, e-mailadres.
• Financiële informatie zoals IBAN-nummer.
• Gegevens over opleidingen, trainingen, cursussen, diploma’s en certificaten.

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het behandelen van personeelszaken.
• Het uitbetalen vergoedingen.
• Opleiding en ontwikkeling.
• De verwerking van incidentmeldingen.
• De accountantscontrole.
• Het uitsturen van nieuwsbrieven en andere informatiedocumenten.
• Het versturen van kerstpakketten en andere geschenken.

Op welke gronden verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

• Voor de uitvoering van de vrijwilligersovereenkomst die wij met elkaar hebben afgesloten
• Vanwege wettelijke verplichting
• Vanwege een gerechtvaardigd belang.
• Wanneer je ons schriftelijk toestemming hebt gegeven om jouw gegevens te verwerken door een toestemmingsformulier te ondertekenen, bijvoorbeeld voor beeldmateriaal. Dit formulier wordt in het vrijwilligersdossier opgeslagen. In de gevallen dat je specifiek toestemming hebt gegeven, kan je deze toestemming altijd weer intrekken. Stuur dan een mail naar jouw vrijwiligerscoördinator of contactpersoon. Het intrekken van de toestemming kan niet met terugwerkende kracht. Alle verwerkingen die al hebben plaatsgevonden, blijven bestaan.

Met wie delen we jouw persoonsgegevens?

Wij zijn genoodzaakt jou persoonsgegevens intern te delen met:

• medewerkers van de financiële administratie, de vrijwilligerscoördinator.
• medewerkers ICT voor technisch en functioneel beheer van het elektronisch vrijwilligersdossier.

Wij delen jouw persoonsgegevens soms met andere partijen. Bijvoorbeeld omdat wij dit verplicht zijn op basis van een wet, dit nodig is om de vrijwilligersovereenkomst goed te kunnen uitvoeren, of omdat wij hiervoor een gerechtvaardigd belang hebben. Wij delen gegevens met:

• de bank om vergoedingen te verwerken.
• partijen betrokken bij de uitgifte van het kerstpakket.

Wij delen jouw persoonsgegevens niet met organisaties in landen buiten de Europese Economische ruimte.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben opgeslagen. Gegevens uit het dossier mogen niet langer bewaard worden dan 2 jaar na uitdiensttreding, behalve als ze nodig zijn om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Concreet zijn de bewaartermijnen na uitdiensttreding:

• 7 jaar, gegevens die van fiscaal belang zijn.
• 1 jaar, alle overige informatie .

Hoe zijn jouw persoonsgegevens beveiligd?

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van persoonsgegevens tegen te gaan. Al onze medewerkers zijn verplicht tot geheimhouding en zijn gehouden aan het privacyreglement van Koninklijke Visio.

Welke rechten heb je?

Je kunt altijd jouw persoonsgegevens inzien via de vrijwilligerscoördinator of contactpersoon. Je hebt het recht een verzoek in te dienen tot wijziging of verwijdering van je persoonsgegevens als deze niet (langer) kloppen. Verder heb je het recht om je gegevens te laten beperken. Dit betekent dat je aan ons vraagt om je gegevens tijdelijk niet te gebruiken. Wij schermen dan tijdelijk je dossier af als aan een aantal wettelijke voorwaarden is voldaan. Je mag bezwaar maken als je het er niet mee eens bent dat wij bepaalde persoonsgegevens van jou verwerken. Ook heb je het recht om je (digitale) persoonsgegevens over te dragen naar een andere organisatie.

Vragen en klachten

Heb je vragen of wil een beroep doen op je privacyrechten? Neem dan contact op met je vrijwilligercoördinator met het verzoek tot inzien, wijzigen, verwijderen, beperken of overdragen van je gegevens. Wij beantwoorden jouw vraag zo snel mogelijk en in ieder geval binnen een maand. Als het ons meer tijd kost, dan informeren wij je hierover ook binnen een maand. Als het niet mogelijk is om aan het verzoek te voldoen, bijvoorbeeld om wettelijke gronden, dan ontvang je hiervan een gemotiveerde afwijzing.

Heb je vragen of een klacht over de wijze waarop Visio omgaat met jouw persoonsgegevens? Neem dan contact op met onze functionaris voor gegevensbescherming via privacy@visio.org. Komen wij er samen niet uit, dan kun je ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen op de privacyverklaring

Koninklijke Visio behoudt zich het recht voor deze verklaring aan te passen. Wij adviseren deze verklaring regelmatig te raadplegen. Deze verklaring is van toepassing vanaf 1 juli 2019.