Vanaf 1 oktober start Koninklijke Visio met een nieuw planningsbeleid. In dit nieuwe beleid veranderen ook een paar dingen voor u als cliënt. De belangrijkste wijzigingen zijn:
Afspraken plannen
Het proces voor het maken van afspraken verschilde per locatie. In het nieuwe beleid werken we op alle locaties op dezelfde manier.
Afspraak bevestigd via mail
Als we een afspraak inplannen krijgt u de bevestiging van de afspraak via de mail. Als mail voor u onmogelijk is wordt een uitzondering gemaakt: u krijgt dan de bevestiging via de post. We zorgen ervoor dat de brieven goed met de voorleescomputer te lezen zijn. Alleen als de afspraak binnen twee weken plaatsvindt wordt u ook gebeld.
SMS ter herinnering
Daarnaast krijgt u 4 dagen voor de afspraak een sms ter herinnering aan de afspraak. Dit geldt niet voor cliënten Kind & Jeugd en cliënten met een Visueel en Verstandelijk Beperking omdat daar ook afspraken worden gepland zonder dat u of uw kind zelf aanwezig is. Een sms zou dan tot verwarring leiden.
Planners plant alle afspraken, tenzij…
Het uitgangspunt is dat de planning alle afspraken met u plant. In sommige gevallen is het handiger als de zorgprofessional zelf de afspraak inplant. Dit gebeurt alleen nog bij complexe afspraken bij Kind en Jeugd en VVB. Bijvoorbeeld wanneer het een afspraak is met meerdere personen op een school of instelling en de zorgprofessional iedereen bij elkaar heeft. Zij geven de afspraak dan door aan de planners, zodat de planners het goed in het systeem zetten en ook de uitnodigingsbrieven goed worden verstuurd door planning.
Vooruit plannen agenda
De planners plannen de agenda van de zorgprofessional maximaal 2 weken vooruit helemaal vol. Daarna houden we plekken vrij in de agenda’s, zodat we voor u flexibel blijven in het geval van spoedaanvragen of wijzigingen in de planning. Hoe verder in de tijd, hoe minder vol de agenda is gepland. Alleen langlopende behandeltrajecten worden ver vooruit gepland. De planners plannen maximaal 12 weken vooruit.
Afzeggen van afspraken
De zorg staat onder druk door onder andere een hoge vraag naar zorg en een tekort aan sommige zorgprofessionals. Wij willen zoveel mogelijk cliënten zo goed en snel mogelijk helpen. Helaas komt het regelmatig voor dat afspraken kort van tevoren worden afgezegd. Uiteraard kan het voorkomen dat u door overmacht niet kan komen. We hebben alle begrip voor deze uitzonderlijke situaties.
We vragen van u om een afzegging zo vroeg mogelijk door te geven, maar uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de afspraak. Afspraken die kort van tevoren afgezegd worden, zijn moeilijk weer op te vullen. Het liefst willen we natuurlijk een andere cliënt op de uitgevallen afspraak inplannen, zodat we zoveel mogelijk cliënten kunnen helpen.
Afspraak afzeggen bij planners
Uw afspraak kunt u vanaf 1 oktober 2024 alleen bij de planners afzeggen. Wanneer u de zorgprofessional belt om uw afspraak af te zeggen, dan wordt u doorgestuurd naar de planning. Planners zijn op werkdagen altijd bereikbaar van 08.30 tot 16.00 uur. U kunt ook mailen. De contactgegevens van de planning staan op de uitnodigingsbrieven die u na het plannen van de afspraak ontvangen. Deze afspraken en contactgegevens staan ook op de website van Visio.
Kosten in rekening bij te kort van tevoren afzeggen afspraak
Wanneer u uw afspraak korter dan 24 uur van tevoren afzegt, sturen we u een rekening van €50,00. Bij overmacht wordt een uitzondering gemaakt, bijvoorbeeld wanneer u zo ziek bent dat u echt niet kunt komen of als u plotseling een afspraak in het ziekenhuis hebt die niet op een ander moment kan. Als u vragen heeft over de factuur kunt u contact opnemen met de afdeling zorgdeclaratie. De contactgegevens staan op uw factuur.
Rode kaart
Wanneer u binnen 4 weken voor de tweede keer een afspraak wil verplaatsen, gaat uw regiebehandelaar met u in gesprek. Pas na dit gesprek wordt een nieuwe afspraak met u ingepland. Als u niet verschijnt bij uw afspraak of u zegt de afspraak te kort van tevoren af, dan krijgt u een gele kaart. Wanneer dit 2 keer binnen 3 maanden gebeurt, gaat ook de regiebehandelaar met u in gesprek om te kijken of het zinvol is om het traject voort te zetten of bijvoorbeeld op een later moment weer te starten. Pas na dit gesprek wordt weer een nieuwe afspraak ingepland.
Uitgangspunten planning – op locatie/digitaal als het kan, ambulant als het moet
Het uitgangspunt van Visio is dat afspraken op een locatie van Koninklijke Visio plaatsvinden of digitaal. Als het voor het doel of de kwaliteit van het onderzoek of de behandeling noodzakelijk is, dan vindt de afspraak in de thuissituatie plaats. Dit kan ook wanneer vervoer naar locatie onmogelijk is of wanneer het met een externe organisatie is en daardoor de afspraak niet op locatie kan.
Bereikbaarheid planningsafdelingen
Vanaf de start van het nieuwe beleid neemt u mogelijk vaker telefonisch contact op met de planning. Alle planningsafdelingen zijn op werkdagen telefonisch bereikbaar van 8.30 tot 16.00 uur. Buiten deze tijden kunt u een mail naar de planning van het cluster sturen. Zie hier de telefoonnummers en mailadressen van planning.